Entre las características que definen a una institución educativa que busca el mejoramiento continuo esta el utilizar información para tomar decisiones, lo cual se relaciona con el uso de datos e información para que esas decisiones sean consistentes con los problemas que se buscan responder, disponer de registros actualizados sobre aspectos como la asistencia y las causas de ausentismo de los estudiantes, entre otros.
En ese sentido, en la IETA Santa Cecilia dicho registro es llevado por el docente de manera individualizada y no se realiza un análisis debido a que no existe un manejo centralizado de los datos recopilados, los cuales están en diferentes formatos (físicos y digitales).
Además, las distintas estrategias que se planteaban para realizar dicho análisis sobrecargaban de trabajo al docente, razón por la cual se desistía la aplicación continua. Es por ello que el componente seguimiento a la asistencia del proceso seguimiento académico de la gestión académica no llegaba al nivel de existencia.
Por otro lado, está la necesidad de integrar y apropiar el uso de tecnología a los procesos institucionales de tal manera que el docente lo perciba como una ayuda para realizar su trabajo y no como una imposición por parte de las políticas educativas.
Teniendo en cuenta lo anterior, se ha diseñado en la institución una aplicación para sistema operativo Android que permita registrar las inasistencias en una base de datos alojada en la nube y que puede ser accedida por los docentes para realizar el respectivo análisis que se menciona líneas arriba. Además, la aplicación gestiona la notificación al padre de familia del estudiante vía SMS.
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| Interfaz de usuario App Registro Inasistencia |
El uso de la app es bastante intuitivo. El docente debe seleccionar la fecha, grado, nombre del estudiante y asignatura para luego registrar dicha información en un archivo Spreadsheet alojado en la nube. Adicionalmente como se mencionó líneas arriba, envía un SMS al contacto registrado en la base de datos del directorio institucional.
Un ejemplo del SMS enviado es el siguiente:
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| SMS enviado de manera automática por la app |
Un ejemplo de las estadísticas generadas se muestra en la siguiente imagen.
El archivo generado permite identificar eficazmente los valores de las variables que pueden utilizarse para realizar análisis relacionadas con el ausentismo, además que permite también realizar el seguimiento al proceso de llamado de asistencia que realizan los diferentes docentes.
Para poder contrastar la información registrada por el docente, se creó también una app para la secretaría de la institución, la cual se encarga de recibir las justificaciones de las inasistencias escolares. Dicha app permite registrar la información de la causa de la inasistencia. Un ejemplo de las estadísticas generadas por la app es la siguiente.
La app utilizada por la secretaria permite registrar también el número de horas de la inasistencia ya que existen casos en que se solicita permiso sólo por algunas horas de la jornada escolar.
Un ejemplo de los spreadsheet generados por las aplicaciones se muestran en las siguientes imágenes.
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| Spreadsheet generado por la app Registro inasistencia - secretaría |
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| Spreadsheet generado por la app Registro inasistencia - docente |
Los archivos spreadsheet generados pueden ser descargados por los docentes para ser trabajados en sus propios dispositivos como un archivo excel. Mediante el uso de filtros, el docente puede acceder a la información de un grado, estudiante o materia específica.
El uso de estas herramientas permite liberar al docente de procesos relacionados con la organización de la información además que disminuye notablemente la impresión de hojas de registro de asistencia.
